SECRETAIRE DE DIRECTION - REDACTEUR/TRICE (H/F)

Association d'intérêt général, l'Ermitage a été créée en 1922 sous l'impulsion de femmes d'industriels du bassin mulhousien avec pour objectif d'accueillir dès leur naissance, des enfants en difficultés. A l'origine, il s'agissait d'un hôpital pour enfants créé en 1880 appelé Hospice Municipal. Aujourd'hui, la structure compte 4 établissements qui accompagnent des jeunes enfants et des familles dans le cadre de la protection de l'enfance. L'association, reconnue à l'échelle régionale et nationale pour sa démarche éducative et pédagogique (inspirée de la pédagogie du Dr. Emmi PIKLER) comprend 97 places pour 115 salariés. Dans le cadre d'une réorganisation de service, nous recherchons un(e) : Secrétaire de direction (H/F) - Rédacteur/trice temps plein Poste basé à Mulhouse avec déplacements ponctuels (68) CDI 50% Secrétaire de Direction CDD 50% Rédacteur/trice Dans une logique de consolidation de l'organisation associative, en tant que secrétaire de direction, vous êtes placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'Ermitage à qui vous rendez compte de l'exécution de vos missions dont les termes sont définis ci-après. Vous traitez des dossiers à fort potentiel organisationnel. Vous collaborez également avec l'ensemble des membres du comité exécutif. Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes amené(e) à assurer : - des missions de secrétaire de direction ; - des missions de rédactrice (teur). Vos missions s'inscrivent dans un environnement législatif (Lois de 2002-2, 2007, 2016 et 2022) et régional (schéma départemental de protection de l'enfance) qui posent aux établissements et services des exigences nouvelles et imposent des évolutions inéluctables. Vous appliquez vos fonctions dans le cadre des protocoles de la démarche Qualité ; vous vous conformez au projet d'Établissement. Vous participez à la dynamisation des services. Missions de secrétaire de direction : - assistez le directeur dans l'optimisation de son activité : o gestion de son agenda o traitement de ses mails o préparation de réunions o rédaction de courriers o préparation de dossiers o réception et filtrage des communications téléphoniques o organisation de déplacements - rédigez des supports de communication interne (rapports, compte-rendu, notes ) - traitez l'information (collecter, classer, mettre à jour) et en assurez la transmission en interne ou en externe ; - prenez en charge le suivi d'évènements spécifiques ; - assurez la coordination de projets spécifiques ; - soutenez les demandes des responsables des différents services (rédaction de documents, gestion des salles, relecture, courriers usagers, courriers parents ) ; - assurez d'autres tâches plus ponctuelles : gestion des plannings des salles ; suivi de la revue de presse ; gestion des problèmes informatiques Missions de rédactrice (teur) : - d'accueil : accueil physique des visiteurs ; gestion du standard téléphonique de l'association ; renvoi d'appels ; gestion de mails ; - de gestion du dossier de l'usager : création et suivi administratif du dossier ; archivage ; - de rédaction et d'envoi d'écrits : rapports, notes, courriers divers ; - d'actualisation et d'envoi de tableaux de suivi des effectifs au service de l'ASE ; - de gestion du courrier et des colis entrant et sortant. Le poste sera composé de 50% de temps de secrétariat de direction en CDI, et de 50% de temps de rédactrice (teur) en CDD jusqu'au 05.01.2023. Diplômé de niveau 3 minimum (assistant de manager, assistant de gestion, management des organisations), vous possédez une expérience confirmée en tant qu'assistant(e) de manager voire de gestion de projets. Des connaissances en droit, comptabilité, ressources humaines seront appréciées. La maîtrise des outils bureautique et internet est exigée.