Assistant / Assistante de direction (H/F) 69 - LYON 03
Offre n° 172KJHB
Assistant / Assistante de direction (H/F)
69 - LYON 03 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 02 mai 2024
Sous l'autorité de la déléguée régionale de l'URHAJ, l'assistant.e de direction en appui transversal et a pour principales missions de : 1. Participer à l'animation de la vie de l'Union régionale : - Participer aux temps de travail et de réflexion de l'équipe salariée et aux rencontres avec les administrateur.trices. - Participer à des groupes de travail nationaux thématiques ou régionaux - Contribuer à la mise en place de réunions et séminaires - Assurer la communication courante entre l'Union et ses membres - Contribuer à la préparation de documents préliminaires à certaines réunions - Appuyer l'équipe à la gestion de projet 2. Assurer la gestion des formations : - Assurer le process complet de suivi administratif pour l'ensemble des formations du catalogue annuel de l'URHAJ - Appliquer les procédures attenantes à la certification Qualiopi dans le cadre de l'organisme de formation URHAJ - Contribuer à la préparation de l'audit pour l'obtention et le renouvellement de la certification Qualiopi - Réaliser une veille pour la montée en compétences des membres du réseau - Assurer une présence pendant les formations mises en œuvre par l'URHAJ : accueil café, apporter et récupérer les documents et le matériel - Appuyer à la recherche de salles et au lancement du catalogue N+1 3. Assurer le suivi de la gestion quotidienne de l'Union : - Rédiger et diffuser les comptes-rendus et synthèses de réunions - Réceptionner, trier, orienter et préparer les courriers/emails - Gérer une boîte mail partagée - Gérer l'organisation des déplacements - Gérer le standard et l'accueil - Elaborer les dossiers administratifs destinés aux organismes externes et/ou à l'Union nationale - Suivre les dossiers de demande de subventions de l'UR en lien avec les salarié.es référent.es et la direction 4. Assurer le suivi comptable : Sous la coordination de la déléguée régionale et en lien avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes : - Etablir et adresser les factures clients et organiser les relances - Régler les factures fournisseurs - Contribuer à la préparation du budget annuel et en suivre l'exécution à fréquence régulière - Réaliser le paiement et la mise à jour de notes de frais - Administrer les charges mutualisées du groupement de moyen de fait « Synergie » 5. Assurer le suivi des Ressources Humaines : Assister le/la Déléguée régionale : - Dans les processus de recrutement salarié-volontaire-stagiaire - Pour l'établissement des contrats et DUE - Le suivi des absences, contrôler les fiches horaires mensuelles et alerter la direction sur la base d'un seuil défini - Le suivi des dossiers maladie et prévoyance - Le suivi avec la médecine du travail - Le suivi des remboursements des frais du personnel par les organismes tiers - Le suivi du plan de formation de l'équipe salariée En cas d'absence de la direction : - Préparer les paies, les faire valider par un membre du Bureau et les enregistrer dans le logiciel dédié ; en assurer la diffusion et le règlement. Contrat à durée indéterminée à temps plein (35h), période d'essai de deux mois. Emploi référencé à la CCN de l'Habitat et du Logement Accompagné (HLA) : emploi repère 13. Rémunération brute mensuelle minimum : 1 940 €. S'ajoutera une indemnité mensuelle brute de 140€ et la reprise d'ancienneté (FJT ou ESS). Les salarié.es bénéficient d'un 13ème mois. Tickets restaurant de 10€ pris en charge à hauteur de 60% par l'employeur, mutuelle complémentaire, remboursement de 50% de l'abonnement de transport. Date limite d'envoi des candidatures : 02 juin 2024 inclus. Prise de poste souhaitée : mi-août - début septembre 2024 Lettre de motivation et CV à urhaj@habitatjeunes-aura.org, à l'attention de Mme la déléguée régionale de l'URHAJ Auvergne - Rhône-Alpes
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1940.00 Euros sur 13.0 mois
- Chèque repas
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Entreprise
UNION REG POUR L HABITAT DES JEUNES
6 à 9 salariés
Mme Carole BONNEAU
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