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- Détail de l'offre 172YQMQ
Agent.e d'accueil (H/F) 04 - DIGNE LES BAINS
Offre n° 172YQMQ
Agent.e d'accueil (H/F)
04 - DIGNE LES BAINS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 16 avril 2024
Employeur : PROVENCE ALPES AGGLOMERATION Grade : Cadre d'emploi des adjoints administratifs, catégorie C Date de dépôt de l'offre : 16/04/2024 Type d'emploi : CDD 4 à 6 mois Temps de travail : Complet Durée : 35h00 Poste à pourvoir le : 01/07/2024 Date limite de candidature : 18/05/2024 Service d'affectation : Pôle Fonctionnel Sous l'autorité de la Responsable de l'administration générale, l'agent.e administratif, chargé.e d'accueil aura pour mission : - Accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation - Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques - Orienter vers les personnes et services compétents - Noter et transmettre les différents messages et réclamations aux différents services - Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services Gestion du courrier : - Gérer les colis, fax, le courrier postal et électronique : assurer l'ouverture, le tri, la diffusion et l'affranchissement - Enregistrer le courrier arrivé et le qualifier dans Maarch - Diffuser le courrier arrivé au sein des services - Affranchir le courrier au départ - Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques de la boîte « contact » et les télécopies - Effectuer la tournée du courrier (en cas d'absence du vaguemestre) Gestion du logiciel courrier : - Administrer le logiciel (paramétrage nouveaux agents, départs.) en collaboration avec le service informatique - Aide aux agents dans l'utilisation du logiciel Gestion des fournitures administratives, du mobilier et des abonnements à la presse : - Commander les fournitures administratives, le mobilier de bureau et valider les factures dans SEDIT - Suivre le stock et le budget - Gérer les abonnements à la presse Secrétariat : - Constitution d'un annuaire interne des différents services de la collectivité et mise à jour - Réalisation de divers travaux bureautique : saisie et mise en forme de documents (tableaux, rapports, comptes-rendus .) - Tri, classement, archivage - Assistance au secrétariat général dans la préparation des documents des séances du conseil communautaire et des bureaux Profil demandé : L'agent.e devra : - avoir le sens du contact, être à l'écoute, être patient et aimable - maîtriser les techniques d'accueil, les logiciels de bureautique et de messagerie Permis B obligatoire (pour la tournée courrier) SAVOIRS : *Connaissance de l'environnement institutionnel *Organisation et organigramme de la collectivité *Organismes extérieurs en relation avec la collectivité *Directives et procédures d'instruction des dossiers *Procédures de transmission des demandes *Droits et obligations des usagers SAVOIR FAIRE : *Maîtrise des logiciels : Excel et Word, Maarch, SEDIT et maîtrise d'internet et de la messagerie électronique *Maitrise des matériels bureautiques et téléphoniques (machine à affranchir, photocopieurs, fax, standard) *Techniques d'accueil, règles de communication *Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet *Techniques et outils de communication *Techniques de secrétariat *Techniques de capitalisation et de classement de documents *Techniques de recherche d'information SAVOIR ÊTRE : *Avoir le sens des responsabilités *Sens de l'organisation *Gestion des priorités *Sens du relationnel *Rigueur *Disponibilité *Ponctualité *Respect de la confidentialité Contact et informations complémentaires : Merci de transmettre votre CV et Lettre de motivation à l'adresse suivante : recrutement@provencealpesagglo.fr Téléphone : 04 92 32 42 10
- Type de contrat
-
CDD - 4 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Grille indiciaire fonction publique
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer un accueil téléphonique
- Identifier, traiter une demande client
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
PROVENCE ALPES AGGLOMERATION CA
1 ou 2 salariés
Mme Humaines Ressources
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