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Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) 44 - NANTES
Offre n° 173GDQX
Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
44 - NANTES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 29 avril 2024
** URGENT**La personne recrutée aura pour mission principale la gestion des déplacements des membres du laboratoire, devra assurer des fonctions polyvalentes (gestion administrative financière, et ressources humaines) et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement. Elle assurera également une activité de secrétariat auprès de la responsable de l'administration et du pilotage et du Directeur. La personne intégrera une équipe rigoureuse et dynamique. - Gérer les missions/déplacements des membres du laboratoire : collecte des informations liées au déplacements, création du missionnaire. Gestion du dossier auprès de l'agence détentrice du marché, établissement de l'ordre de mission et des bons de commande correspondants, transmission du billet électronique et voucher au missionnaire, collecte des pièces justificatives du déplacement, établissement des états de frais correspondant et transmission à l'institution, enregistrement dépenses sur fichiers Excel, vérification des remboursements et fermeture des bons de commande, puis archivage. - Gestion de l'agenda du Directeur, planning des réunions de la direction, gestion du courrier, gestion des parapheurs - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Connaissances - Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative - Modes de fonctionnement des administrations publiques - Réglementations et procédures propres au champ d'intervention - Environnement et réseaux professionnels - Techniques d'élaboration de documents - Maîtrise de l'expression orale et écrite - Connaissance de l'environnement bureautique et maîtrise des logiciels de bureautique - Culture internet - Techniques de communication
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
-
38H30 Travail en journée
tps partiel possible à 80% si souhai - Salaire
- Salaire brut : - Selon le barème en vigueur
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent - secrétariat, gestion administrative Cette formation est indispensable
Compétences
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Entreprise
DELEGATION REGIONALE GRAND OUEST
20 à 49 salariés
- Site internet
- https://rh.inserm.fr
L Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l ensemble du territoire. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
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