Assistant administratif agence d'architecture (H/F) 64 - BIARRITZ
Offre n° 174BXGC
Assistant administratif agence d'architecture (H/F)
64 - BIARRITZ - Localiser avec Mappy
Actualisé le 06 mai 2024
Nous sommes une agence d'architecture à taille humaine, basée à Biarritz et nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) ayant un diplôme de niveau bac+2 spécialité assistanat et gestion. VOS COMPETENCES : Savoir-faire : - Logiciels : Maîtrise Excel, Word, Outlook, Photoshop apprécié - Langues : Maîtrise orale et écrite du français, Notions d'anglais - Connaissances du vocabulaire du bâtiment/copropriété Savoir-être : - Gestion des priorités - Détermination - Organisation - Prise d'initiative - Bon relationnel - Autonomie - Esprit de synthèse - Concentration - Dynamisme - Intérêt pour les chiffres VOS PRINCIPALES ACTIVITES (liste non exhaustive) : SECRETARIAT COURANT : - Accueil téléphonique/physique et prise de messages - Distribution et envoi du courrier - Traitement des mails - Saisie, correction et mise en page de documents - Création de documents types - Classement/archivage des documents administratifs - Préparation des déplacements du gérant/collaborateurs - Suivi des abonnements (magazines, mobiles, télépéage...) - Gestion de nos plateformes de communication : site, Instagram, Linkedin - Mise à jour des documents légaux en ligne GESTION : - Suivi de la déclaration annuelle des chantiers - Dépôt des chèques en banque - Gestion des fournitures et commandes - Gestion de la téléphonie, copieur, ménage, clés, alarmes... - Gestion des dysfonctionnements informatiques/téléphoniques - Règlement des factures fournisseurs / sous-traitants - Collecte de documents légaux sous-traitants (Urssaf, Kbis, RIB, assurances) - Facturation des loyers locataires - Recherche de nouveaux locataires - Suivi des sinistres - Analyse des dépenses annuelles RESSOURCES HUMAINES : - Suivi des dossiers salariés (médecine du travail, infos paie, mutuelle) - Tickets restaurant - Suivi des congés / arrêts maladie - Organisation des formations professionnelles - Suivi des conventions de stage EN COLLABORATION avec le comptable et le gérant : - Vérification et classement des pièces à comptabiliser - Envoi des infos paie - Envoi des documents pour déclaration des taxes et du bilan annuel SUIVI DES AFFAIRES : - Préparation des documents administratifs relatifs aux chantiers (OS, PV, marchés etc) - Vérification de l'avancement de la facturation des honoraires - Etablissement de propositions et notes d'honoraires - Suivi des règlements des honoraires et éventuelles relances - Suivi régulier des heures réalisées par les collaborateurs et comparatif avec les honoraires - Suivi des tableaux de chantier - Gestion des appels d'offres Fourchette salariale : à définir selon profil Merci de nous transmettre votre candidature à contact@architecte-delettre.com avec pour objet « candidature au poste de d'assistant administratif »
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Primes
- a definir
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat gestion PME PMI - ou équivalent Cette formation est indispensable
Compétences
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Effectuer le suivi des commandes, la facturationCette compétence est indispensable
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
- Utiliser les outils bureautiquesCette compétence est indispensable
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Imprimer des documents techniques
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
Langue
- Anglais
Permis
- B - Véhicule léger
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Activités d'architecture
Entreprise
DELETTRE FABRICE ARCHITECTE
3 à 5 salariés
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