SECRETAIRE ADMINISTRATIF/VE POLYVALENT/E H/F (H/F) 21 - ST APOLLINAIRE
Offre n° 174CQXC
SECRETAIRE ADMINISTRATIF/VE POLYVALENT/E H/F (H/F)
21 - ST APOLLINAIRE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 07 mai 2024
Le groupe BOURGOGNE REPRO recrute pour son site de Dijon : UN/E SECRETAIRE ADMINISTRATIF/VE (H/F) En étroite collaboration avec les services comptable et commercial, le/la secrétaire adminitratif/ve aide à la gestion quotidienne des tâches administratives. Il/elle s'occupe principalement de la facturation mensuelle de nos contrats auprès de nos clients. D'une manière générale, il/elle participe de manière active à toute la vie de l'entreprise. Principales missions : - Garantir la bonne facturation des contrats : - Envoi et relance par mail et par téléphone des demandes de compteurs aux clients pour une facturation au réel - Envoi et suivi d'un tableau reprenant tous les compteurs des copieurs sous HYPERPRINT à un collaborateur pour qu'il règle les dysfonctionnements - Paramétrage des augmentations de tarifs en début de mois avant chaque facturation (contrats TOP FULL / marchés publics.) - Collecte et saisie des compteurs reçus par mail dans le logiciel CEGID, intégration des compteurs reçus par nos logiciels dans notre ERP CEGID - Assurer l'arrêt des contrats avant chaque facturation - Facturation des indemnités de résiliations anticipées à la demande de service commercial - Génération des factures mensuelles - Envoi des factures dématérialisées par mail ou via CHORUS PRO - Emission d'avoirs à la demande des services comptable ou commercial - Gestion administrative : - Récupérer les numéros d'engagement et les numéros des bons de commandes des clients sous marché public - Gestion administrative de nos clients sous nos différents logiciels (changement de nom, modification du contrat.) - Assurer l'accueil physique - Gestion du standard téléphonique (appels entrants et sortants) - Ouverture des comptes clients sur notre site internet - Envoi des contrats originaux à nos clients - Classement et archivage papier et électronique de nos documents - Suivi des grands comptes sous la direction du Président - Autres missions : - Répondre aux demandes des commerciaux pour leur donner des informations simples - Résolutions de problèmes techniques par téléphone aux clients Compétences : - Maîtriser l'utilisation d'outils informatiques (Pack Office) - Détenir des notions sur logiciel de Gestion (CEGID souhaité) - Polyvalence, réactivité, disponibilité - Être organisé(e), méthodique et rigoureux(se) - Avoir un bon niveau d'orthographe et des qualités rédactionnelles - Avoir un esprit de synthèse - Avoir le sens du relationnel et une aptitude à travailler en équipe Profil recherché : Vous avez au moins 2 années d'expérience réussie sur un poste similaire. Vous êtes dynamique et rigoureux(se), à l'aise avec les outils informatiques et avez un bon sens du service client. Type d'Emploi : Temps plein, CDI Poste à pourvoir dès maintenant 2 000 € brut par mois - Variant selon expérience Mutuelle d'entreprise familiale Intéressement Plan Epargne Entreprise Plan d'Epargne Retraite Collective
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2000 Euros sur 12 mois
- Participation/action
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Assurer la facturation mensuelle de nos contratsCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative d'une activitéCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Logiciels comptablesCette compétence est indispensable
- maîtrise pack officeCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vousCette compétence est indispensable
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuellesCette compétence est indispensable
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) d'autres machines et équipements de bureau
Entreprise
BOURGOGNE REPRO
10 à 19 salariés
Leader régional en Bourgogne-Franche Comté, le groupe BOURGOGNE REPRO spécialisé en équipements bureautiques et solutions d'impressions, compte aujourd'hui plus de 70 collaborateurs, 3 sites d'exploitation, 7 agences et est reconnu pour son expérience, son expertise et sa capacité à innover et anticiper sur les évolutions de son marché. Mme ANNE-SOPHIE MATHIRON
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