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Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) 59 - LILLE
Offre n° 174DJHJ
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
59 - LILLE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 07 mai 2024
NOS MISSIONS : Nous accompagnons les collectivités désireuses de maîtriser leur foncier et de recycler leurs espaces dégradés. Nous acquérons, requalifions, gérons puis cédons à la collectivité ou à un aménageur un foncier exploitable. >> En un mot, nous travaillons à développer et accompagner les mutations des lieux de vie et/ou de ville de demain ! LE CADRE DU POSTE : Vous serez rattaché(e) au service qualité et innovation. Le service qualité et innovation a pour mission principale d'assurer le développement de la performance au sein de l'établissement. Il assure une fonction transversale d'accompagnement des autres services, de pilotage et d'animation de démarches d'amélioration en continu, la promotion d'une culture de la qualité, de l'innovation et de l'évaluation, notamment à travers de nouveaux outils et méthodes de travail. LE POSTE ET SES MISSIONS : Dans le cadre d'un CDD en remplacement d'un salarié absent et sous la responsabilité du responsable de service, vous interviendrez dans de multiples domaines en réalisant des tâches administratives et logistiques. Les missions spécifiques du service : Vous gérez l'intendance de l'établissement (accueil institutionnel, physique, courrier, rangement, organisation évènements EPF) : - Réaliser l'accueil téléphonique, renseigner et orienter son interlocuteur - Gérer l'accueil physique Vous apporterez une assistance administrative au service qualité et innovation : - Assister administrativement l'équipe (production des bons de commande, facturation, courriers, préparation de dossiers, réalisation de comptes-rendus.) - Accompagner le responsable de service dans la gestion de projets stratégiques (démarche RSE, plans de sobriété.) - Mettre en place des tableaux de bord liés à l'activité du service Vous aurez en charge la gestion des moyens généraux : - Gérer les moyens généraux nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement et de ses annexes (fournitures, téléphonie, voiture, nettoyage, reprographie.) en recherchant la meilleure efficience et efficacité dans une logique de qualité de développement durable - Gérer le parc automobile Les missions transversales au sein de l'établissement : - Gérer le courrier entrant/sortant (dématérialisé et papier) - Assurer le secrétariat courant : organisation de déplacements, réunions, rédaction/diffusion de courriers (ordres du jour, comptes-rendus, demandes de renseignements, bordereaux d'envoi.) - Mettre en œuvre les procédures réglementaires et internes - Renseigner et actualiser les outils métiers des données concourant à l'activité de l'établissement - Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes (saisie des engagements, traitement des factures et des services faits en particulier) - Renseigner et orienter les interlocuteurs internes/externes - Organiser et actualiser le classement et l'archivage (dématérialisé ou papier) VOTRE PROFIL : - Bac+2/Bac +3 en gestion des entreprises et des administrations et/ou expérience équivalente - 1ère expérience réussie dans un poste similaire VOS QUALITES : - Organisation, méthode, rigueur - Aisance relationnelle et capacité à communiquer - Sens du service, réactivité, gestion des priorités - Esprit d'initiative, capacité d'adaptation - Goût pour le travail en équipe - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et du matériel de reprographie - Capacités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe - Capacité de négociation
- Type de contrat
-
CDD - 3 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H35 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Annuel de 23000 Euros à 25000 Euros sur 12 mois
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s) - administratifCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Gestion entreprises/administrations
Compétences
- Classer des documents
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques
Entreprise
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