Assistant/Assistante de direction en ESMS(Service médico-social) (H/F) 71 - BUXY
Offre n° 174DVJD
Assistant/Assistante de direction en ESMS(Service médico-social) (H/F)
71 - BUXY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 05 juin 2024
VOS MISSIONS : Vous êtes rattaché(e) au Directeur du Service et vous exercez sous sa responsabilité. Vous êtes son plus proche collaborateur. Polyvalent(e), vous prenez en charge des missions très variées, complémentaires, indispensables au bon fonctionnement du Service. Vous êtes en relation avec l'ensemble de l'équipe du Service, vous êtes chargé.e de l'accueil, du standard et du secrétariat Vous participez à la gestion courante du Service dans les domaines administratifs et comptables Vous favorisez, par votre action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe et de l'Association, dans le respect du projet associatif de l'Association « Présence et Vie » et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux bénéficiaires et de respect des règles de confidentialité. VOS ACTIVITES : 1. L'accueil / le standard téléphonique : Vous assurez l'accueil physique de toutes les personnes se présentant au service de soins Vous assurez le standard téléphonique du Service 2. Le secrétariat : Vous assurez une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe Vous préparez et rédigez les courriers, les dossiers, les invitations et vous vous chargez de leur envoi Vous réceptionnez, triez et orientez le courrier et les mails Vous commandez les fournitures de bureau Vous maitrisez l'outil informatique, vous rédigez et mettez en forme des documents sur support informatique : Word, Excel.. Vous assumez la gestion du fonds documentaire Vous classez et archivez les différents dossiers Vous tenez à jour les affichages dont ceux obligatoires 3. Sur le plan RH et organisationnel du Service : Vous participez à la gestion administrative du personnel (élaboration des contrats de travail, des avenants, des soldes de tout compte) Vous assurez les affiliations aux diverses caisses Vous suivez et organisez les visites médicales (tenue du registre médical) Vous suivez les entrées et sorties des bénéficiaires Vous effectuez la déclaration des mouvements à l'organisme CPAM sur la plateforme RESID-ESMS Vous tenez à jour les tableaux de bord nécessaires à l'activité de la direction (CNSA/SIDOBA, ATIH/ANAP) Vous tenez à jour l'activité mensuelle En association avec le Directeur, vous réalisez les tableaux de bord et les statistiques Vous élaborez l'activité du Service et préparez le fascicule de l'Assemblée Générale Vous tenez à jour le registre obligatoire des délibérations du Conseil d'Administration, des réunions de bureau, de l'Assemblée Générale et vous gérez le répertoire du siège de l'Association 4. La gestion comptable : Vous réalisez l'ensemble du processus de paie, de la saisie des éléments variables à la DSN, solde de tout compte, charges sociales et contrôle des bulletins Vous éditez les fiches de paie et assurez la distribution aux salarié.e.s Vous assurez le suivi des arrêts maladie, prolongation, maternité et vous transmettez aux organismes par le biais de la DSN Vous suivez les évolutions fiscales et sociales et vous en assurez leurs applications Vous transmettez tous les paiements au trésorier (salaires, charges, factures) Vous saisissez les opérations comptables sur le logiciel comptable en assurant le suivi du journal comptable Vous assurez le rapprochement bancaire en lien avec le trésorier En association avec le Directeur, vous préparez les comptes annuels avant de les faire vérifier par un expert-comptable et vous préparez le budget prévisionnel et ses annexes (tableau de bord, activité) PROFIL / APTITUDES REQUISES : Avoir le sens des priorités Faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, d'une grande capacité d'adaptation et d'anticipation Etre ponctuel.le sur les échéances Avoir de la méthode de l'organisation et des qualités rédactionnelles Avoir une bonne présentation et une aisance relationnelle
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2000 Euros à 2600 Euros sur 12 mois
- Primes
- CE
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Formations
- Bac+2 ou équivalents comptabilité - BTS ou DUT ou Licence Cette formation est indispensable
- Bac+3, Bac+4 ou équivalents ressources humaines Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Réaliser la gestion administrative du personnelCette compétence est indispensable
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuellesCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Aide à domicile
Entreprise
SERVICE DE SOINS INFIRMIERS A DOMICILE
10 à 19 salariés
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