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Correspondant administratif et financier (H/F) 31 - TOULOUSE
Offre n° 174JTQD
Correspondant administratif et financier (H/F)
31 - TOULOUSE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 14 mai 2024
Le GIP FCIP de l'académie de Toulouse est un organisme public dépendant du ministère de l'Éducation nationale. Il a pour objet la mise en œuvre d'un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations, des territoires. Il accompagne les mutations économiques et sociales dans la région de l'académie de Toulouse. Missions : Accueil téléphonique et via internet Informations sur les réglementations, les procédures Education nationale et l'accompagnement Vérification des conditions d'accès à certains dispositifs Orientation des personnes vers un Point Relais Conseil ou autre valideur Envoi et réception des fiches de renseignements Création du dossier candidat dans les applications métiers Suivi administratif des intervenants : préparation et envoi des courriers et courriels aux intervenants ; membres des jurys candidats ; partenaires (GRETA etc.). Préparation des contrats de vacation Aide aux candidats dans leur démarche de recherche de financement Montage du dossier de financement Suivi et relance des demandes auprès des financeurs l'OPCA Interface DEC - DAVA : Réception et gestion des livrets des livrets 1 DEC et conseiller méthodologue - Organisation et suivi des jurys à distance Interface avec les financeurs pour la recherche et la mise en place du financement. Convocation, gestion des feuilles d'émargement, montage et suivi des dossiers de financement et de rémunération des stagiaires (en lien avec ASP, OPCA, Pôle Emploi, employeurs) et indemnités de transport ; gestion des attestations de formation, Suivi post-formation des stagiaires. Rédaction et suivi des conventions pour l'accompagnement et gestion sur les applications métiers Relances auprès des conseillers méthodologues pour s'assurer de l'état d'avancement de l'accompagnement Suivi du dossier du candidat, réceptionner et vérifier les pièces nécessaires à la facturation Renseignement et actualisation mensuelle de tableaux de suivi des recettes et des dépenses Vérification et pointage des factures de reversement sites Transmission au service gestion des éléments nécessaires au paiement des dépenses et à la facturation des recettes, en ayant contrôlé les données fournies, avec suivi sur I-VAE Mise en place des accompagnements à distance via l'application ACC'AD Suivi du candidat sur son avancement dans l'accompagnement avec le conseiller-méthodologue Réservation de salles et de matériel Réalisation des achats de fournitures administratives, pédagogiques et autres nécessaires au bon fonctionnement des activités Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité Participation à la rédaction de procédures, instructions, formulaires Classement de documents dans l'espace collaboratif (sharepoint) Accompagner les équipes dans les changements induits par la démarche qualité Chapeauter la conception et l'amélioration des outils qualité Chapeauter le recueil et l'analyse de la satisfaction des parties prenantes Repérer et faire remonter les situations à risque, inciter les collaborateurs à déclarer les dysfonctionnements et à tracer les prises de décisions Sensibiliser les personnels à la démarche, aux procédures et aux enjeux qualité Favoriser la diffusion des prises de décisions en matière de qualité auprès des équipes Conseiller les équipes sur l'élaboration du plan d'action suite aux évaluations. Type de contrat : CDD jusqu'au 31 juillet 2024 1607 heures sur une année 52 jours de congés sur un an Prise en charge mutuelle à hauteur de 15 euros par mois Prise en charge des frais de transport à hauteur de 75 %
- Type de contrat
-
CDD - 2 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 39H10 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Selon expérience
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent
Compétences
- Contrôler la conformité des données ou des documents
- Corriger et mettre en forme un document
- Gestion administrative du courrier
- Numériser des documents, médias ou supports techniques
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Entreprise
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