Assistant.e de direction (H/F) 34 - MONTPELLIER
Offre n° 174NHCT
Assistant.e de direction (H/F)
34 - MONTPELLIER - Localiser avec Mappy
Actualisé le 16 mai 2024
Contexte du recrutement Ce poste est proposé au mouvement interne de l'université. Il est donc susceptible d'être vacant. La Faculté de Langues et Cultures Étrangères et Régionales gère 250 personnels enseignants et 26 personnels administratifs. Elle gère aussi 3200 étudiants spécialistes en langue et offre une ou plusieurs enseignements de langue à l'ensemble des inscrits de l'université. Missions Assurer le Secrétariat de Direction de l'UFR 2 Mission 1 : Activités : Gestion administrative Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de l'UFR Assurer les prises de rendez-vous de la Direction Traiter le courrier électronique et postal ainsi que les appels téléphoniques Suivre la circulation des parapheurs des différents dossiers de la Direction Gérer les agendas de réunions et contrôler les échéances Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports.) Traiter et diffuser des informations internes et externes (colloques, manifestations et autres) Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des personnels enseignants et administratifs de l'UFR. Élaboration de courriers, tableaux, courriels (sous l'autorité du Responsable Administratif). Classer et pré-archiver les documents, courriers, comptes-rendus et relevés de décisions Mission 2 : Activités : Gestion et suivi des dossiers de la Direction de l'UFR 2 Conseil de l'UFR Préparation et envoi des convocations - Participation au Conseil, prise de note en sténographie et rédaction du compte rendu. Conseils des Directeurs de départements Préparation et envoie des convocations - rédaction des relevés de décisions. Comités de Sélection Préparation et envoi des convocations - suivi et gestion des dossiers avec la Direction de l'UFR et les Présidents des Comités - travail en lien avec la DRH-enseignants. Élections au sein de l'UFR 2 Organisation matérielle des élections au Conseil de l'UFR en collaboration directe avec le Responsable Administratif et en lien avec la DAJI. Mise en forme et élaboration des différents documents nécessaires au bon déroulement des élections en vérifiant la régularité juridique et administrative, dans les délais impartis (décision de convocation du corps électoral, listes électorales, déclaration de candidature, procuration, procès-verbaux des opérations de vote et proclamation de résultats, information par mail et affichage, etc..). Participation aux élections. Mission 3 : Activités : Gestion et suivi des dossiers du personnel administratif de l'UFR Autorisation d'absence, congés, formation, etc.. Suivi des dossiers du personnel enseignant de l'UFR Notation administrative, tableau d'avancement, titularisation, etc.. Gestion et suivi du matériel pour les cours des enseignants Réservation de vidéoprojecteurs, ordinateurs, demandes de clés/badges, commandes de feutres, etc... CONNAISSANCES ET SAVOIRS Maîtrise des techniques de communication orale et écrite Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Maîtrise des logiciels WORD, EXCELL, POWERPOINT et des outils de messagerie L'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et des Universités. SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail Sens des priorités Capacité à prendre des initiatives Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique SAVOIRS ÊTRE Discrétion Très bon sens relationnel Sens de l'accueil Capacité d'anticipation Force de proposition Sens de l'écoute Sens du Service Public
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H20 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : 1820 € brut mensuel environ
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE MONTPELLIER III PAUL VALERY
500 à 999 salariés
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