Assistant / Assistante de direction (H/F) 25 - BESANCON
Offre n° 174VBRH
Assistant / Assistante de direction (H/F)
25 - BESANCON - Localiser avec Mappy
Actualisé le 21 mai 2024
La société Les Garçons Coiffeurs, basée au 54 rue de Vesoul, recherche son/sa futur.e assistant.e de direction. Nous regroupons 8 salons de coiffure : 7 salons Pophair et 1 salon Les Barbiers de Saint Amour, tous situés en région Bourgogne Franche-Comté. CDI, 24h. 1500€ brut. Lundi, mardi, jeudi : 9h-12h / 13h-17h Vendredi : 9h-12h Formations Bac+2 minimum. Description du poste : L'assistant-e de direction joue un rôle essentiel dans la gestion administrative et comptable de l'entreprise. Il-elle est chargé-e de soutenir la direction et de veiller à la coordination efficace des tâches administratives, comptables et de gestion. RESPONSABILITÉS ET MISSIONS : Gestion des communications : - Gestion des appels téléphoniques : Répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages, mettre en relation les interlocuteurs, et effectuer des recherches d'information si nécessaire. - Gestion des courriers entrants et sortants : Tri, traitement, et envoi des courriers en respectant les procédures de sécurité et de confidentialité. - Gestion des e-mails de la boîte mail « contact » : Traiter et répondre aux e-mails de la boîte de réception "contact", en orientant les demandes vers les services appropriés. Préparation de documents : - Rédiger, éditer et mettre en forme des rapports, des présentations et des documents professionnels. - Veiller à ce que les documents soient prêts en temps voulu. Gestion des dossiers et de la documentation : - Organiser et gérer les documents et les archives de manière efficace. - Assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles. Gestion des fournitures et des besoins logistiques : - Assurer que le bureau de direction est bien approvisionné en fournitures et en équipements. - Coordonner la résolution des problèmes logistiques au sein du bureau. Gestion comptable et financière : - Scan des factures sur le logiciel ISIWORK : Assurer la numérisation et l'archivage des factures dans le logiciel ISIWORK, en veillant à l'exactitude et à la conformité des documents. - Paiement des factures : Gérer le processus de paiement des factures en respectant les délais et les procédures établies. - Préparation à l'élaboration des fiches de paie : Préparation des fiches de paie en collectant les données nécessaires, en collaboration avec le service comptable. - Analyse de rentabilité : Participer à l'analyse de rentabilité des salons en recueillant et en traitant les données pertinentes. - Analyse des heures supplémentaires : Suivre et analyser les heures supplémentaires des employés, en coordination avec la direction. - Relais et diffusion des informations comptables : Transmettre les informations comptables importantes à l'équipe concernée et s'assurer de leur bonne réception. - Mise en place d'outils de reporting : Contribuer à la création et à la mise en place d'outils de reporting pour le suivi. Social : - Mise en place des contrats d'alternance : Coordonner la mise en place des contrats d'alternance en collaboration avec le service comptable et les établissements d'enseignement. - Liaison entre les employés et la comptable : Servir de lien entre les employés et le service comptable pour les questions liées à la paie et aux avantages sociaux. Formations et réunions managers : - Accueil des formateurs - Accueil des collaborateurs et suivi des signatures de présence - Mise en place de la salle de réunion / formation - Intervention sur les parties sociales / comptables / administratives lors des réunions. - Création et suivi du dossier de remboursement de formation - Organisation de la date, lieu, participants aux formations COMPÉTENCES REQUISES : - Maîtrise des outils informatiques - Connaissances comptables de base - Excellentes compétences en communication et en organisation - Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- temps partiel Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1500 Euros sur 12 mois
- Pc portable
- CE
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Coiffure
Entreprise
LES GARCONS COIFFEURS
1 ou 2 salariés
M. Jean-Christophe Robelot
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