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Assistant de gestion administratif - Référent gestion documentaire (H/F) 45 - AMILLY
Offre n° 4955321
Assistant de gestion administratif - Référent gestion documentaire (H/F)
45 - AMILLY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 15 avril 2024
[30491] Centre Hospitalier de l'Agglomération Montargoise Missions généralesL'assistant qualité assiste le directeur, le coordonnateur des risques associé aux soins et les professionnels de l'équipe qualité dans la gestion quotidienne de leurs missions. Il contribue à la diffusion et à l'appropriation de la démarche d'amélioration continue de la qualité par les professionnels de l'établissement. * Il est responsable du secrétariat du service qualité/gestion des risques, et référent de la gestion documentaire de l'établissement.* Organiser pour le responsable hiérarchique et / ou pour l'équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. * Assurer la gestion documentaire (référente) : création et mise à jour de documents, diffusion, paramétrage des documents, supervision du logiciel, formation des professionnels à la conception de documents qualité et à la navigation sur le logiciel.* Assurer le recueil et l'analyse de questionnaires, audits de pratiques, . * Assurer l'organisation de réunions, visites (audits, évaluations, certifications), évènements, commissions spécifiques, préparer les ordres du jour des réunions et rédiger les comptes rendus* Participer à la communication interne : élaboration d'outils/supports et diffusion des informations (Qualiyes)* Réaliser, enregistrer et exploiter des outils de recueil des données qualité et de gestion des risques (EPP, audits internes, enquêtes, indicateurs, tableaux de bord,).ActivitésSecrétariat : Assurer la gestion des courriers, de l'agenda, des réservations de salles, de l'organisation de RDV et réunions pour le service QGR, la préparation de dossiers, la rédaction de comptes rendus et la mise en forme des documents.Gestion documentaire : Assurer le suivi des documents au format qualité pour l'ensemble des documents institutionnels de l'établissement : aide à la rédaction et à la mise en forme, information/formation du personnel sur la procédure de gestion documentaire, suivi du circuit des signatures des documents, publication des documents dans YES, assurer le suivi et relancer la révision des documents, classer les documents. Photocopier, Scanner, gérer le classement et l'archivage des documents papier (Procédures, EI.)Visites/contrôles/audits : Participer activement à l'organisation des visites de certifications / évaluations / auditsFormations Yes et gestion documentaire : Inscriptions des agents, planification des formations, feuille d'émargement, dispense de la formation, relance des personnes non venues, suivi du tableau de participants.Indicateurs : Suivre les indicateurs du service qualité gestion des risques avec la réalisation d'un outil de suivi et les communiquerSavoir-faire et savoirs* Analyser un /des processus * Définir et utiliser des pratiques adaptés à son métier, utiliser les logiciels métiers* Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatif à son domaine de compétences* Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau* Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires /consignes relatifs à son domaine de compétences* Définir /adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire* Evaluer la conformité de la mise en œuvre d'une procédure/norme/règle, consigne relevant de son domaine de compétence* Utiliser les outils bureautiques /technologie d'information et de la communication (TIC) dont ceux utilisés pour le suivi de la démarche qualité (Sphinx), logiciel dédié à la gestion documentaire* Statistiques : analyse des questionnaires, audits, enquête de satisfaction* Organisation et fonctionnement interne de l'établissement* Animation de groupe, conduite de projet, classement et archivistiqueSavoirs-être* Méthode, organisation, rigueur et autonomie * Qualités relationnelles, confidentialité et secret professionnel* Esprit d'analyse et de synthèse, sens de la diplomatie, maîtrise de soiConnaissances professionnelles maitrisées* Expérience dans la démarche qualité, maîtriser les outils qualité et gestion des risques* Maîtriser l'outil informatique dont Word, Excel, Power point, et capacité à s'approprier rapidement l'outil informatiques YES, Sphinx* Connaissance des textes réglementaire en lien avec l'activité, connaissance du milieu hospitalier Description du profil recherché: Expérience et niveau de formationSecrétariat et diplôme de niveau BAC +2 Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
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