Offre n° 8144891
SECRETAIRE ADMINISTRATIF - CIC IT - H/F

Description : Le Centre d'Investigation Clinique Innovation Technologiques (CIC-IT) recrute un secrétaire administratif (grade assistant médico-administratif). Contenu du poste Assister les coordonnateurs du CIC IT dans la gestion administrative et financière du service. Mission(s) générale(s) - Assurer la gestion des commandes et l'organisation des missions des personnels - Réaliser le suivi et le bilan financier des projets et ressources du service - Réaliser les missions de type secrétariat - Assurer un support administratif au processus de recrutement et à la gestion du temps des personnels (et stagiaires) Principales activités - Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel - Gestion et coordination médico-administrative - Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité Mission(s) spécifique(s) - Saisir les commandes dans les logiciels selon les procédures et assurer leur suivi - Mettre en place les missions dans les logiciels selon les procédures, et assurer leur suivi jusqu'au remboursement des frais -  Gérer les requêtes de suivi et de clôture budgétaires selon les règles « Gestion Budgétaire et Comptable Publique » - Assister les coordonnateurs dans la gestion administrative et financière des contrats et conventions - Réaliser les tableaux de suivi des dépenses et recettes annuels - Assister les coordonnateurs dans la rédaction des bilans scientifiques et financiers annuels et quinquennaux (activité bibliographique, mise en forme des rapports) - Gérer la mise à disposition des ressources matérielles en relation avec la direction des systèmes d'information, la plateforme biologique d'innovations biomédicales et les autres opérateurs (téléphone, ordinateurs, équipements) - Animer les réunions de fonctionnement interne, en saisir les compte-rendu, ainsi que ceux des réunions des revues de projets - Accueillir les visiteurs et gérer le courrier - Organiser des réunions, visites, conférences et événements... et participer à la communication du service (mailing.) - Traiter des courriers, dossiers du personnel du service, documents dans son domaine (enregistrement numérique, tri, traitement, diffusion, archivage) - S'assurer auprès des employeurs de la bonne exécution des procédures de recrutement et imputations budgétaires pour les personnels et stagiaires - Saisir dans le logiciel de gestion du temps de travail le présentiel du personnel hospitalier - Participer à l'élaboration et à l'amélioration du Système Qualité (rédaction de documents, relevés d'indicateur) Principales conditions particulières d'exercice Travail sur écran prolongé (¿ à 4h) CDD renouvelable Profil recherché : Aptitudes attendues : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser son planning de travail, de rendez-vous, des visites Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers, dont Excel Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel relatif à la recherche Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Connaissances attendues Utilisation de l'anglais à l'oral et en lecture/écriture Bureautique RGPD Communication Gestion Budgétaire et Comptable Publique Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Management par la Qualité Secrétariat  Vocabulaire médical