Secrétaire assistant(e)
Durée de 1600 heures (dont 800 heures en entreprise)
Référence n°03_2212061F
Objectif général : Certification
Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l'outil de communication dédié (logiciel ) ; Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l'entretien afin de rationaliser l'agenda ; Prendre les rendez-vous en coordination avec d'autres activités ; Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ; Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ; Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l'aide des moyens de communication dédiés ; Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l'aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ; Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d'autorités ou à l'organisation d'une réunion (hébergement, trajets, programme ) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes ) ; Rédiger le compte rendu d'une réunion mentionnant les points majeurs ; Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l'activité du service pour faciliter la prise de décision ; Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ; Archiver les documents de façon partagée.Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat Traiter l'arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion) Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé Participer à la capitalisation de l'information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde
Contenu
Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat Actualiser un carnet d'adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d'information et de communication afin qu'il puisse être exploité pour s'adresser sans délai à l'interlocuteur idoine ; Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l'autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d'information et de communication ; Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d'obtenir une réponse Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ; Communiquer fidèlement en interne de l'organisme ou vers l'extérieur les informations utiles.
Validation
- Type de validation : Diplôme autres ministères
- Certification : Secrétaire assistant(e)
- Niveau de sortie : Bac
- Organisme
-
GRETA CFA Lyon Métropole
- Lieu de la formation
-
Lycée Colbert - GRETA CFA Lyon Métropole
20 Rue Louis Jouvet
69008 Lyon 8e
France - Type de formation
-
En centre
- La formation est-elle certifiante ?
- Certifiante
- La formation est-elle proposée en alternance ?
- Contrat d’apprentissage
Pré-requis
- Niveau 3
Information sur les critères de sélection
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Financement
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Organisme de formation
GRETA CFA Lyon Métropole
- Adresse électronique
- greta.lyonmetropole@ac-lyon.fr
Contact et lieu de formation
Lycée Colbert - GRETA CFA Lyon Métropole
- Téléphone
- 0478788484
- Adresse électronique
- greta.lyonmetropole@ac-lyon.fr
- Lieu de la formation
- 20 Rue Louis Jouvet, 69008 Lyon 8e, France
Prochaine session
- 01 SEPTEMBRE 2024 31 AOÛT 2026
Métier associé
Inscription
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- Contact
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