Secrétaire administratif / administrative (H/F) 51 - REIMS
Offre n° 172QGCJ
Secrétaire administratif / administrative (H/F)
51 - REIMS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 25 avril 2024
Dans le respect des orientations et des valeurs de l'établissement et sous l'autorité de la responsable de l'antenne de la Marne de la délégation Grand Est du CNFPT, l'assistante formation, en appui du ou des conseillers formation et sous leur responsabilité fonctionnelle : - assure l'organisation et la gestion administrative, financière et pédagogique des actions de formation ainsi que des activités du service. - assure la mise en œuvre opérationnelle et le suivi administratif et logistique des actions de formation ainsi que des activités du service. 1 - Organisation administrative, logistique et pédagogique d'actions de formation - Gestion administrative des actions de formation : - sélection des stagiaires, convocation, suivi des inscrits, saisie des frais de déplacements et de présences, édition des attestations - report, annulation, dédoublement, relance, clôture de l'action dans les outils - préparation du dossier d'ouverture de stage puis récupération du dossier (liste d'émargements, RIB.) - Gestion logistique des actions de formation : - réservation des salles, des hébergements et de la restauration - recueil des besoins des formateurs en matériel puis commande ou réservation - recherche de lieux non couverts par des marchés - mise en place des salles et dépannage technique/informatique en cours de stage - Gestion des supports pédagogiques - sensibilisation et information auprès des intervenants - mise en forme et chartage des supports pédagogiques à déposer sur la plateforme, - reprographie occasionnelle 2 - Assistance du ou des conseillers formation dans leurs activités de référent d'un domaine de formation - Saisie des stages dans l'outil et ouverture en ligne - Paramétrage des sessions mixtes, mise en ligne des ressources, création de l'équipe pédagogique, aide aux stagiaires - Promotion de l'offre et de stages à faible taux d'inscription - Contribution au recueil des candidatures sur la plateforme des intervenants - Ouverture et clôture des sessions - Envoi du questionnaire d'évaluation et contribution à son exploitation 3 - Participation au suivi financier et au suivi d'activités du service - Contrôle qualité des bases de gestion informatisées de la formation (sessions, séances) - Création et mise à jour d'un tableau de bord de suivi de l'activité - Participation au suivi de l'exécution des marchés publics 4 - Activités spécifiques liées au site - Participation à l'organisation et à la gestion du site (supervision de l'entretien des locaux, gestion des biens et fournitures, sécurité du site) - Régulation des relations avec les prestataires locaux (hébergement, restauration.) avec le bailleur - Organisation, participation et accueil de manifestations ou événementiels programmés sur le département Vous savez organiser votre travail avec rigueur, autonomie et réactivité afin de l'optimiser Vous connaissez la fonction publique territoriale et le droit à la formation Vous disposez de qualités relationnelles et entretenez des relations collaboratives de qualité Vous savez travailler en équipe Vous avez le sens du service public et de l'accueil et de l'accompagnement des publics Vous savez vous adapter aux évènements, mener de front plusieurs dossiers, Vous êtes capable de vous exprimer devant un public, rédiger facilement Vous pratiquez les outils bureautiques et de messagerie Vous êtes disposé à effectuer des déplacements sur le territoire de la Marne et, à titre ponctuel, du Grand Est.
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2049 Euros sur 12 mois
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone régionale
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s) - comme secrétaire Cette expérience est indispensable
Compétences
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Permis
- B - Véhicule légerCe permis est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Entreprise
CNFPT / Délégation Grand Est
20 à 49 salariés
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