Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) 91 - PALAISEAU
Offre n° 173QBKQ
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
91 - PALAISEAU - Localiser avec Mappy
Actualisé le 25 avril 2024
Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistante de service exerce ses missions au sein du pôle des assistantes de service du centre Inria de Saclay sous l'autorité hiérarchique de la déléguée à l'administration. L'assistant(e) de service(s) apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il (elle) contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il (elle) facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Principales activités : Secrétariat : Organiser les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,). Gérer le courrier et les mails Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données. Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées. Organisation et gestion administrative au sein de d'autres services : Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, . Contribuer à l'élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d'achats et réception, approvisionnement en fournitures). Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation. Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,). Compétences : Maîtriser les outils de bureautique et informatiques S'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie /du service Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord Appliquer les procédures administratives
- Type de contrat
-
CDD - 24 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 38H30 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 21720.0 Euros à 24516.0 Euros sur 12.0 mois
- Restauration
- CE
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent Cette formation est indispensable
Compétences
- Classer des documents
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et de précision
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Entreprise
CENTRE INRIA DE SACLAY
250 à 499 salariés
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