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Assistant / Assistante de direction (H/F) 91 - ORSAY
Offre n° 173VCQK
Assistant / Assistante de direction (H/F)
91 - ORSAY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 02 mai 2024
Mission du service / positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice Générale des Services de l'école, l'agent.e assure sa mission en tant qu'assistant.e de la DDGS, gestionnaire administratif et financier. Il/Elle assiste la DDGS de Polytech Paris-Saclay dans ses missions dans des domaines variés. Missions principales de l'agent : - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction - Préparer, organiser ou participer à des réunions. Réaliser un compte-rendu - Participer à des projets transversaux portés par la direction - Assurer le suivi des congés et des temps de travail de l'équipe administrative et technique - Participer au recensement des opérations collectives de gestion RH et en faire le suivi - Participer au suivi des contrats de travail pour l'école - Centraliser la mise en place d'accords de collaborations et conventions avec nos partenaires en assurant le suivi et le lien avec les autres pôles - Transmettre les informations pratiques sur les procédures financières et comptables, sur l'évolution de la législation et ses conséquences sur les modalités d'applications dans la composante - Établir, à partir du système d'information financier - SIFAC, les états et bilans comptables et financiers et les tableaux de bord - Gestion des dossiers de tutorat étudiants (constitution des dossiers de recrutement, suivi du paiement, etc.) - Participer à l'organisation des élections aux instances représentatives de l'école - Participer à l'organisation et à la logistique des événements (manifestations, rendez-vous) - Gérer l'organisation, l'archivage et le classement documentaire Missions secondaires : - Réaliser des actes des gestion sur SIFAC - Participer aux actions pour le recrutement de nos élèves sur le cycle préparatoire, le cycle ingénieur et l'apprentissage - Participer à la préparation et l'organisation des différentes manifestations de l'école : Cérémonie de remise des diplômes, Journées portes ouvertes, préparation des documentations de l'école pour les salons, forum, JPO, Connaissance, savoir : - Connaissance en droit du travail et droit administratif - Connaissance des statuts, règlementations et procédures de gestion des personnels de la fonction publique - Connaissance des finances publiques - Connaissance générale de la gestion des ressources humaines - Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires Savoir-faire : - Rechercher de l'information, la vérifier et la classer - Capacité à s'investir dans des projets - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (dont SIFAC) - Participer à la mise en œuvre d'une démarche qualité
- Type de contrat
-
CDD - 36 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 36H50 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2100.00 Euros à 2300.00 Euros sur 12.0 mois
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Planning du personnel
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Savoir-être professionnels
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE PARIS-SACLAY
500 à 999 salariés
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