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ASSISTANT.E DE DIRECTION (H/F) 34 - Hérault
Offre n° 7120662
ASSISTANT.E DE DIRECTION (H/F)
34 - Hérault - Localiser avec Mappy
Publié le 16 mai 2024
Référence CSP: 2024-1567425 Missions Assurer le Secrétariat de Direction de l'UFR 2 Mission 1 : Activités : Gestion administrative Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de l'UFR Assurer les prises de rendez-vous de la Direction Traiter le courrier électronique et postal ainsi que les appels téléphoniques Suivre la circulation des parapheurs des différents dossiers de la Direction Gérer les agendas de réunions et contrôler les échéances Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports.) Traiter et diffuser des informations internes et externes (colloques, manifestations et autres) Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des personnels enseignants et administratifs de l'UFR. Élaboration de courriers, tableaux, courriels (sous l'autorité du Responsable Administratif). Classer et pré-archiver les documents, courriers, comptes-rendus et relevés de décisions Mission 2 : Activités : Gestion et suivi des dossiers de la Direction de l'UFR 2 Conseil de l'UFR Préparation et envoi des convocations - Participation au Conseil, prise de note en sténographie et rédaction du compte rendu. Conseils des Directeurs de départements Préparation et envoie des convocations - rédaction des relevés de décisions. Comités de Sélection Préparation et envoi des convocations - suivi et gestion des dossiers avec la Direction de l'UFR et les Présidents des Comités - travail en lien avec la DRH-enseignants. Élections au sein de l'UFR 2 Organisation matérielle des élections au Conseil de l'UFR en collaboration directe avec le Responsable Administratif et en lien avec la DAJI. Mise en forme et élaboration des différents documents nécessaires au bon déroulement des élections en vérifiant la régularité juridique et administrative, dans les délais impartis (décision de convocation du corps électoral, listes électorales, déclaration de candidature, procuration, procès-verbaux des opérations de vote et proclamation de résultats, information par mail et affichage, etc..). Participation aux élections. Mission 3 : Activités : Gestion et suivi des dossiers du personnel administratif de l'UFR Autorisation d'absence, congés, formation, etc.. Suivi des dossiers du personnel enseignant de l'UFR Notation administrative, tableau d'avancement, titularisation, etc.. Gestion et suivi du matériel pour les cours des enseignants Réservation de vidéoprojecteurs, ordinateurs, demandes de clés/badges, commandes de feutres, etc...
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Entreprise
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