Assistant de direction (H/F) 45 - ORLEANS
Offre n° 173CJXB
Assistant de direction (H/F)
45 - ORLEANS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 17 avril 2024
Mission Vous avez pour mission d'assister le Directeur Général des Services Adjoint aux Moyens ainsi que la Directrice des Affaires Financières dans l'organisation et le bon déroulement de leurs activités. Vous assurez également un appui aux services de la Direction des Affaires Financières. Activités principales Assistanat DGSA et DAF - Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes ; - Préparer le travail et accompagner le bon déroulement des procédures et évènements ; - Assurer la gestion de l'agenda de la DGS et de la DAF, l'organisation des réunions, la réservation des salles et contrôler les échéances ; - Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion ; - Enregistrer le courrier et le diffuser aux responsables concernés (gestion du courrier entrant/sortant) ; - Rédiger des courriers, des comptes rendus et les relevés de décisions ; - Assurer la publication et l'actualisation de différents documents du service sur intranet (rôle de référent intranet) ; - Diffuser les mails à destination des personnels, Directeurs ou Responsables Administratifs ; - Organiser et gérer le classement des documents conservés (Archivage) ; - Organiser les entretiens professionnels des agents rattachés à la DGSA et la DAF ; - Assurer le suivi et la validation des congés des agents rattachés à la DGSA et la DAF ; - Assurer un appui auprès de l'assistante de la DGS en cas de besoin (surcharge de travail, absences.). Appui des activités de la DAF - Participer à des réunions de service (prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendu) et en assurer le suivi ; - Assister la DAF dans ses fonctions (déplacements, recrutements.) ; - Assurer le rôle de référent annuaire DAF ; - Participer à la Commission d'Appel d'Offre ; - Coordonner le rétro planning budget ; - Assister autant que de besoin, les chefs de service de la DAF.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H30 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Catégorie B
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac+2 ou équivalents - Assistanat de direction
Compétences
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Capacité d’adaptation, réactivité et polyvalence
- Capacité à rendre compte de son activité
- Qualités rédactionnelles
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
Savoir-être professionnels
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve d'autonomie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE D ORLEANS
200 à 249 salariés
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