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Assistant-e chargé-e du suivi administratif du pôle Interface (H/F) 75 - PARIS 07
Offre n° 173JTSH
Assistant-e chargé-e du suivi administratif du pôle Interface (H/F)
75 - PARIS 07 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 22 avril 2024
Sous la responsabilité du/de l'adjoint(e) au chef du pôle interface et contrats territoriaux vous êtes charge-e d'assurer le suivi administratif des activités du pôle, en lien avec ses agents, les autres pôles ou directions de programmes de l'agence, et le cas échéant les interlocuteurs externes (prestataires services, services de l'Etat et collectivités). Au sein de la cellule « suivi administratif et financier de l'ingénierie », composée de trois personnes dont deux assistantes en charge du suivi budgétaire, le(a) chargé(e) de suivi administratif aura pour mission de : Assurer le suivi administratif des demandes en ingénierie : Rédiger les courriers de notification et les conventions d'accompagnement des collectivités pour les chargés de mission territoriaux Gérer le courrier arrivé et la boîte générique du pôle : réception et répartition au sein de l'équipe des chargés de mission territoriaux du pôle interface Gérer les parapheurs, scans des documents signés (lettre et conventions) et transmission aux personnes concernées Gérer le courrier départ : transmission des courriers de notification et des conventions aux Préfets/Collectivités/Partenaires Participer au suivi opérationnel de l'activité ce déploiement de l'ingénierie sur mesure Planifier les réunions de pôle, les revues de projets, et leur organisation logistique (salle, visioconférence) Préparer les ordres du jour et relevés de décision des revues de projets Renseigner l'outil métier de suivi des projets (Grist) à l'issue des revues de projets Préparer des éléments de synthèse des données chiffrées d'accompagnements sur mesure à destination du Conseil d'Administration, des cabinets ministériels ou du parlement Tenir à jour la base de contacts des délégués territoriaux et délégués territoriaux adjoints de l'agence Réaliser le suivi administratif des déplacements des agents du pôle : Organiser les déplacements : commandes des billets de train, réservations d'hôtels, location de voitures, rédaction des ordres de mission Saisir les états de frais de déplacements des agents du pôle.
- Type de contrat
-
CDD - 36 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Restauration
- Selon profil
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Archiver des dossiers et documents de référenceCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Collecter et analyser des informationsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Organiser, coordonner un événementCette compétence est indispensable
- Planning du personnelCette compétence est indispensable
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphonique
- Piloter une activité
- Réaliser une veille documentaire
- disponibilité
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Entreprise
AGENCE NATIONALE DE LA COHESION DES TERR
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
Mme Wassila MERIDJI
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