Assistant de direction (H/F) 93 - ST DENIS
Offre n° 173MPXS
Assistant de direction (H/F)
93 - ST DENIS - Localiser avec Mappy
Publié le 24 avril 2024
Sous l'autorité de la directrice de cabinet, l'assistant(e) assure l'ensemble des tâches administratives liées au fonctionnement du secrétariat de la présidence et à la gestion du budget de la présidence. Au sein de l'équipe présidentielle (Présidente, VP et chargés de mission, membres du cabinet), l'assistant (e) de direction assure l'accueil du cabinet de la présidence, se faisant, elle participe à la représentation de la présidence. Il/elle a en charge la gestion de l'agenda de la présidente et veille, en lien étroit avec le secrétariat de la Direction générale des services, à la bonne présentation des documents sensibles et stratégiques. Accueil - Accueil physique et téléphonique au secrétariat de la présidence - Réception, commandes de traiteurs en lien avec le (la) collègue chargé(e) de la régie, mise en place, gestion logistique Gestion administrative - Gestion de l'agenda de la présidente en lien avec le (la) chef(fe) de cabinet et soutien sur le suivi de l'agenda des vice-présidents - Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi des courriers partant de la présidence - Organisation de réunions et d'événements spécifiques (Palmes académiques, Doctorat honoris causa, réceptions)- Préparation des documents à la signature de la Présidente - Gestion du courrier de la présidence sous toutes ses formes -mails, courriers papiers - Préparation et diffusions des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence - Gestion et réservation des salles de réunion - Gestion des fournitures du cabinet de la présidence (état du stock, commandes) - Gestion en autonomie de certains dossiers administratifs Gestion financière - Suivi du budget de la présidence (suivi de l'état des dépenses, engagements, attestation du service fait) en collaboration - Organisation et suivi des déplacements de l'équipe présidentielle (réservation, ordre de mission) COMPÉTENCES ET APTITUDES PROFESSIONNELLES Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement Maîtrise de l'outil informatique et des technologies de la communication (messagerie internet, pack office, mailing etc.) Qualités rédactionnelles Sens du travail en équipe Rigueur et discrétion professionnelle Esprit d'initiative et bon relationnel Dynamisme, réactivité et capacité d'anticipation Disponibilité Loyauté Aptitude à l'organisation et à la coordination Capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H30 Travail en journée
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE PARIS VIII.PARIS VINCENN
1000 à 1999 salariés
- Site internet
- https://www.univ-paris8.fr/
Depuis sa création comme Centre expérimental à Vincennes en 1968 puis son implantation à Saint-Denis en 1980, l université Paris 8 est aujourd hui un pôle d enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités. Quelques chiffres : 22 000 étudiants, 11 UFR, 5 instituts (dont 2 IUT), 4 écoles doctorales et 6 domaines de formation. Mme SYLVIE MAZINGHIEN
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