secrétaire technique cabinet d'architecte (H/F) 31 - TOULOUSE
Offre n° 173KPYS
secrétaire technique cabinet d'architecte (H/F)
31 - TOULOUSE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 23 avril 2024
Qualités requises pour ce poste : Le poste demande de la rigueur, de l'autonomie et de la polyvalence puisqu'au sein même d'une journée, il.elle devra être capable de jongler entre la saisie de courriers, la prise de rendez-vous et la rédaction de documents. ce poste exige de bonnes compétences rédactionnelles, des notions de comptabilité une bonne maîtrise des outils de bureautique. Notamment des logiciels de traitement de texte, de tableur et de retouche photos puisqu'il doit être capable de remanier, par exemple, certaines images du book de l'agence. Être à l'aise avec les réseaux sociaux Doit assurer : L'accueil, le standard téléphonique, Responsable du volet administratif de l'agence (cf gestion agence). Répondre à des appels d'offres et des appels à projets, réunir les pièces nécessaires tout en respectant les délais demandés et les types de dépôts des documents . Le(la) secrétaire d'architecte est l'interface entre les collaborateurs de l'agence, les clients (particuliers, entreprises, collectivités, Etat) et les partenaires intervenant aux différentes phases du chantier, mais aussi les techniciens des bureaux d'études. Assure le suivi des factures avec les entreprises en respectant les délais de vérification et de transmission aux clients. Tient à jour les tableaux d'avancement des travaux réalisés par entreprise pour chaque chantier Le(la) secrétaire d'architecte est également en lien avec les administrations délivrant les pièces et autorisations telles que les directions de l'équipement, de l'urbanisme ainsi que les services cadastres. La communication des projets de l'agence sur les divers réseaux sociaux Suivi administratif et gestion de l'agence : Confidentialité et discrétion Suivi des contrats Architecte et des modalités Tient à jour le tableau prévisionnel d'appel d'honoraires annuel La facturation mensuelle de l'agence Le suivi mensuel des règlements des honoraires (relevés de banque) Le suivi des rappels d'honoraires Le suivi des paiements effectués (relevés de banque + tous les justificatifs) Tient à jour le tableau des recettes et dépenses (relevés de banque) Établissement de la déclaration d'assurance professionnelle annuelle Déclaration mensuelle de TVA
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2200 Euros à 2680 Euros sur 12 mois
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat gestion PME PMI
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Classer des documents
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation
- Organiser des déplacements professionnels
- Relayer de l'information
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Activités d'architecture
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