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- Détail de l'offre 173PRLG
Assistant(e) de Coordination (H/F) 59 - LA CHAPELLE D ARMENTIERES
Offre n° 173PRLG
Assistant(e) de Coordination (H/F)
59 - LA CHAPELLE D ARMENTIERES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 25 avril 2024
Dans le cadre d'un surcroit d'activités, le contrat est à pourvoir à partir du 1/07/2024 (être disponible durant les congés d'été est impératif). Au sein d'une Association d'Aide aux Familles, vous mettez en œuvre l'ensemble de la Logistique nécessaire au bon fonctionnement du service administratif: - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction ; - Gestion des courriers entrants et sortants ; - Réaliser des tâches administratives diverses, constituer notamment les dossiers permettant le suivi administratif de la prise en charge des interventions par les organismes concernés - Contribuer à la rédaction et mettre en forme toutes les correspondances, les rapports, synthèses / comptes rendus de réunions internes - Préparer administrativement les réunions internes : réunions de service, instances de la gouvernance ; - Préparer, en amont des évènements, les dossiers nécessaires aux rendez-vous extérieurs assurés par la Direction - Assurer l'archivage administratif ; - Secrétariat de l'équipe de responsables de secteur : rédactions, enregistrements et gestion des courriers, publipostages, classements, archivages des courriers et dossiers AVS / TISF - Contribuer à l'enregistrement informatique des données des familles AVS/TISF via le logiciel LANCELOT ; - Transmission des fiches d'intervention DVH (Droits de visite et d'hébergement) aux services du CD59 - Contribuer à la gestion des plannings via le logiciel PERCEVAL ; - Contribuer au suivi des modulations du temps de travail et informer les RS en cas de besoins ; - Faire face aux imprévus et urgence avec pertinence et efficacité ; - Transmettre les plannings aux familles et les prévenir en cas de modifications - Contribuer à la gestion avec les fournisseurs et prestataires ; - Gestion des commandes : fournitures administratives, denrées, etc ; - Participer à la création et/ou l'actualisation des outils internes ; - Participer, si nécessaire, aux différents groupes de travail de l'entité permettant d'améliorer les process ARTICULATIONS INTERNES ET TRANSVERSALES - Rendre compte à la direction de ses activités et des difficultés rencontrées ; - L'Assistant(e) de Coordination doit aussi s'assurer d'une cohérence et continuité de service en se coordonnant avec ses collègues directs, notamment en cas d'absence ; - Utiliser et participer à l'amélioration du paramétrage des logiciels métiers actuels et à venir.
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- temps partiel Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Horaire de 13.5 Euros
- Chèque repas
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone régionale
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s) - en coordinationCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents gestion PME PMI - BTS Gestion PME PMI ou équivalent Cette formation est indispensable
Compétences
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Organiser, coordonner un événement
- Planning du personnel
- Relayer de l'information
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Prendre des initiatives et être force de proposition
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Entreprise
AAFAD FLANDRES LYS
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
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